ธรุกิจ

3 รายงานผู้จัดการทุกคนควรมี

ข้อความที่ตัดตอนมาจากต่อไปนี้เป็น Riaz Khadem และลินดา Khadem หนังสือ  จัดรวม ซื้อตอนนี้จาก  Amazon  | Barnes & Noble  | IndieBound

สามรายงานว่าผู้จัดการทุกคนควรใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการรายงานเป็นครั้งแรกที่อธิบายไว้ในหนังสือของเรา, การจัดการหน้าหนึ่ง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามการจัดตำแหน่งในองค์กร มาดูสิ่งที่รายงานทั้งสามนี้สามารถทำได้เพื่อคุณและทีมของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง:  4 บทบาทของความรับผิดชอบภายใน บริษัท ของคุณ

รายงานการมุ่งเน้น

รายงานการมุ่งเน้นแสดงประสิทธิภาพของพนักงานเนื่องจากเกี่ยวข้องกับสถานะที่แท้จริงของตัวบ่งชี้กระบวนการแต่ละกระบวนการที่กำหนดให้พวกเขา “ สถานะ” ของตัวบ่งชี้เหล่านั้นคือหมายเลขที่แสดงผลลัพธ์ของตัวบ่งชี้ในรอบระยะเวลาการรายงานก่อนหน้า ตัวอย่างเช่นสมมติว่าตัวบ่งชี้ในดัชนีชี้วัดคือ“ เปอร์เซ็นต์ของผลตอบแทนลูกค้า” และเปอร์เซ็นต์ของผลตอบแทนในเดือนเมษายนเท่ากับ 3 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นสถานะของตัวบ่งชี้นี้ในรายงานอาจมุ่งเน้นของคุณจะแสดงประสิทธิภาพของพนักงานว่าจะเป็น 3 เปอร์เซ็นต์ในคอลัมน์สถานะ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าพนักงานของคุณทำงานเป็นอย่างไรเพื่อให้คุณสามารถช่วยปรับความพยายามในการปรับปรุงตัวบ่งชี้

เมื่อสถานะของพวกเขาได้รับการประเมินตามเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้คุณจะสามารถระบุได้ว่าเป็น “ดี” หรือ “ไม่ดี” เราต้องการใช้เป้าหมายเพื่อกำหนดเกณฑ์เหล่านั้น ดังนั้นสำหรับปัจจัยสำคัญแต่ละประการในดัชนีชี้วัดคุณจะต้องกำหนดเป้าหมายสามระดับ: ต่ำสุดน่าพอใจและโดดเด่น เป้าหมายขั้นต่ำคือระดับที่ต่ำกว่าแล้วแต่ประสิทธิภาพที่ยอมรับไม่ได้ พอใจเป็นระดับที่จะทำให้คุณรู้สึกดีกับการทำงานของพวกเขาและความโดดเด่นคือระดับของความเป็นเลิศ

สำหรับปัจจัยบางอย่างเช่น “จำนวนหน่วยที่ผลิต” มากกว่าจะดีกว่า สำหรับปัจจัยอื่น ๆ เช่น “เปอร์เซ็นต์ของเศษ” น้อยกว่าดีกว่า นี่คือเหตุผลที่คุณต้องตั้งค่า “เป้าหมายต่ำสุดหรือสูงสุด” ด้วยวิธีนี้คุณสามารถระบุประสิทธิภาพที่ยอมรับได้ว่าสูงกว่าระดับต่ำสุดหรือต่ำกว่าระดับสูงสุดขึ้นอยู่กับประเภทปัจจัย ด้วยเกณฑ์เหล่านี้คุณสามารถกำหนดสถานการณ์จำลองสามสถานการณ์:

1. ประสิทธิภาพที่ดีเยี่ยมเมื่อสถานะดีกว่าเป้าหมายที่โดดเด่น

2. ประสิทธิภาพที่ดีหรือข้อยกเว้นเชิงบวกเมื่อสถานะดีกว่าเป้าหมายที่น่าพอใจ

3. ประสิทธิภาพที่ไม่ดีหรือข้อยกเว้นเชิงลบเมื่อสถานะแย่กว่าเป้าหมายขั้นต่ำ

นอกเหนือจาก“ สถานะ” และ“ เป้าหมาย” แล้วข้อมูลสำคัญอีกอย่างคือ“ แนวโน้ม” แนวโน้มดังกล่าวแสดงให้เห็นว่าสถานะของพนักงานดีขึ้นหรือแย่ลง ตัวอย่างเช่นประสิทธิภาพของเดือนที่แล้วอาจแย่กว่าขั้นต่ำ แต่แนวโน้มในช่วงห้าช่วงที่ผ่านมาอาจดี ในทางกลับกันผลการดำเนินงานในเดือนที่ผ่านมาอาจดีกว่าที่น่าพอใจ แต่แนวโน้มอาจไม่ดี นี่คือข้อมูลที่เป็นประโยชน์

ที่เกี่ยวข้อง:  วิธีการวัดประสิทธิผลของวิสัยทัศน์ของ บริษัท จดทะเบียนบริษัท ของคุณ

การกรอกรายงานโฟกัสสำหรับพนักงานของคุณคือแบบฝึกหัดที่คุ้มค่า ช่วยให้คุณสามารถสะท้อนถึงปัจจัยความสำเร็จที่คุณกำหนดได้อย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นสูตรที่กำหนดพวกเขาข้อมูลที่จะเข้าสู่การคำนวณของพวกเขาและการดำเนินการในเชิงบวกที่พวกเขาต้องการ

รายงานข้อเสนอแนะ

รายงานที่สองเรียกว่ารายงานความคิดเห็น รายงานนี้เป็นบทสรุปของ “ข่าวดี” และ “ข่าวร้าย” ตามสถานะของตัวชี้วัดของพนักงานของคุณ มันแสดงให้เห็นถึงปัจจัยที่ลดลงต่ำกว่าช่วงที่ยอมรับไม่ได้ในสถานะและปัจจัยที่อยู่เหนือระดับที่น่าพอใจ ผู้ที่อยู่ระหว่างคนทั้งสองจะถือว่าอยู่ในช่วงที่ยอมรับได้

รายงานนี้ยังแสดงจำนวนช่วงเวลาในแถวที่ปัจจัยดีกว่าเป้าหมายที่น่าพอใจหรือแย่กว่าเป้าหมาย Min / Max คุณสามารถดูความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว ลองสร้างรายงานผลตอบรับสำหรับพนักงานแต่ละคนของคุณ ดูแต่ละปัจจัยในรายงานโฟกัสและเปรียบเทียบสถานะของพวกเขากับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ โปรดทราบว่าดีกว่าเป้าหมายที่น่าพอใจหรือแย่กว่าเป้าหมาย Min / Max คุณควรทราบด้วยว่าปัจจัยนี้ทำงานได้ดีกว่าเป้าหมายที่น่าพอใจหรือแย่กว่าเป้าหมาย Min / Max หลายเท่าตัว

รายงานการจัดการ

ในฐานะผู้จัดการคุณจะต้องรู้ถึงความเป็นจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นในปิรามิดแห่งความรับผิดชอบของคุณตั้งแต่ล่างขึ้นบนและบนลงล่าง ในการทำเช่นนี้คุณสามารถศึกษารายงานการมุ่งเน้นเฉพาะบุคคลของผู้ที่รายงานถึงคุณโดยตรงและโดยอ้อมแม้ว่าอาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ข้อมูลประสิทธิภาพในทางที่เป็นประโยชน์มากขึ้นมีรายงานฉบับที่สามรายงานการจัดการที่ให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับไฮไลท์ของรายงานข้อเสนอแนะของทุกคนในปิรามิดแห่งความรับผิดชอบของคุณคนที่รายงานคุณโดยตรง .

วิธีนี้คือ“ การจัดการโดยมีข้อยกเว้น” นั่นหมายความว่าอย่างไร ผู้ที่ทำงานในช่วงที่ยอมรับได้จะไม่ปรากฏในรายงานนี้ – พวกเขากำลังทำงานที่น่าพอใจและในเวลานี้คุณมีความต้องการเพียงเล็กน้อยที่จะจัดการกับประสิทธิภาพของแต่ละคน แต่ดารานักแสดงเช่นเดียวกับผู้ที่มีความท้าทายจะปรากฏขึ้น คุณกำลังมองหาข้อยกเว้นที่จุดสิ้นสุดของสเปกตรัมประสิทธิภาพในรายงานนี้ เห็นได้ชัดว่าการรายงานข้อยกเว้นทั้งหมดในรายงานการจัดการจะทำให้รายงานนี้แน่นและลดประสิทธิภาพลง ดังนั้นรูปแบบการเลื่อนระดับจะถูกฝังอยู่ในระบบการรายงานเพื่อกำหนดข้อยกเว้นที่จะได้รับการรายงานขึ้นไป

ที่เกี่ยวข้อง:  4 กฎเพื่อให้ความยืดหยุ่นโดยไม่สูญเสียความรับผิดชอบ

ขึ้นอยู่กับกฎการเลื่อนระดับที่สามารถปรับแต่งได้ข้อยกเว้นเชิงบวกและเชิงลบจะเพิ่มขึ้นเมื่อเกิดซ้ำ กฎที่เราแนะนำคืออย่างน้อยสองข้อยกเว้นติดต่อกันที่เลวร้ายยิ่งกว่าระดับต่ำสุด / สูงสุดหรือสูงกว่าระดับที่น่าพอใจเพื่อเริ่มปีนขึ้นไปที่ระดับถัดไป ยิ่งไปกว่านั้นความเร็วของการเลื่อนขึ้นไปขึ้นอยู่กับความสำคัญของปัจจัย บางคนสามารถขึ้นไปสู่ระดับถัดไปได้อย่างรวดเร็วหลังจากสามข้อยกเว้นติดต่อกันและช้ากว่า

เหตุผลสำหรับกฎการเลื่อนระดับคือตัวอย่างเช่นหัวหน้างานที่มีปัญหากับการส่งคืนอาจมีเวลาสั้น ๆ ในการแก้ไข หากไม่เป็นเช่นนั้นการแจ้งให้ทราบปัญหาจะเพิ่มขึ้น เจ้านายมีระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยในการแก้ไข หากปัญหายังคงมีอยู่ระดับต่อไปจะได้รับการแจ้งเตือนและอื่น ๆ ในบรรทัด หากนี่เป็นปัญหาที่รุนแรงและดูเหมือนว่าไม่มีใครที่จะได้คำตอบจากนั้นบุคคลอันดับต้น ๆ ในองค์กรจะค้นพบเกี่ยวกับเรื่องนี้ เป็นไปได้มากว่าปัญหาของระบบที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของหัวหน้างานที่ได้รับการตำหนิ เมื่อปัญหาปรากฏขึ้นในรายงานการจัดการของคุณคุณรู้ว่าทุกคนพยายามที่จะแก้ปัญหา ตอนนี้คุณมีโอกาสที่จะเข้าไปแทรกแซงและได้รับการแก้ไขปัญหา

นอกจากนี้คุณยังจะได้รับข่าวดีด้วยรายงานการจัดการประสิทธิภาพจะโปร่งใส มีการรายงานประสิทธิภาพที่โดดเด่นขึ้นไปและบุคคลที่เหมาะสมได้รับการยอมรับ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *